4 επιτακτικοί λόγοι για άμεση μετάβαση στις ηλεκτρονικές υπογραφές

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές  είναι μια νέα καινοτομία υπογραφής εγγράφων για φυσικά και νομικά πρόσωπα. Είναι πρακτικές, αποτελεσματικές και ασφαλής. Ωστόσο, στην πραγματικότητα υπάρχουν ακόμη εταιρείες που εξακολουθούν να διστάζουν να τις υιοθετήσουν. Λοιπόν, πως μπορούν τέτοιες εταιρείες να πιστούν να ψηφιοποιήσουν τις επιχειρησιακές τους διαδικασίες και πιο συγκεκριμένα, να εφαρμόσουν τις ηλεκτρονικές υπογραφές στην καθημερινότητά τους;

 

Πως μπορεί να πειστεί μια εταιρεία;

Η αλλαγή συνηθειών και πεποιθήσεων δεν είναι ποτέ εύκολη. Οι ηλεκτρονικές υπογραφές  δεν αποτελούν εξαίρεση. Υπάρχουν όμως μερικά χαρακτηριστικά και λόγοι που σίγουρα θα σας προβληματίσουν για τη σημασία των ηλεκτρονικών υπογραφών. Αν είστε από αυτούς που διστάζουν ή αν η εταιρεία σας εξακολουθεί να μην είναι διατεθειμένη να κάνει το βήμα παραπάνω, ρίξτε μια ματιά στους παρακάτω λόγους.

 

Υπολογίστε τις αυξημένες αποδόσεις από την επένδυση σας στην τεχνολογία ηλεκτρονικής υπογραφής

Κάθε εταιρεία ή άτομο σίγουρα θα σταθμίσει όλους τους παράγοντες πριν εφαρμόσει αλλαγές, συμπεριλαμβανομένων των τεχνολογικών αλλαγών. Το κύριο μέλημα είναι εάν η τεχνολογία ηλεκτρονικής υπογραφής μπορεί να προσφέρει μια αποδεκτή απόδοση επένδυσης (ROI). Ο τρόπος για να το υπολογίσετε είναι να συγκρίνετε τα χαρακτηριστικά των ηλεκτρονικών υπογραφών έναντι εκείνων  των χειρόγραφων (με μελάνη).

Αρχικά θα πρέπει να υπολογίσετε το κόστος της προμήθειας χαρτιού που χρειάζεται κάθε μήνα. Έπειτα υπολογίστε το κόστος εκτύπωσης, σάρωσης και αποστολής των εγγράφων. Τέλος, υπολογίστε τι σας κοστίζει η αποθήκευση και η αρχειοθέτηση των εγγράφων σας.

Μελέτη που διεξήχθη από την εταιρεία ερευνών Forrester κατέληξε στο συμπέρασμα ότι οι εταιρείες που στρέφονται σε ηλεκτρονικές υπογραφές  μπορούν να μειώσουν το διοικητικό κόστος της σύναψης συμφωνιών κατά 50%.

Επίσης, αξιοσημείωτες είναι και οι επιπτώσεις στο περιβάλλον από το χαρτί που παράγεται και διανέμεται. Σύμφωνα με μια πρόσφατη έρευνα στην Ευρώπη, ένας μέσος υπάλληλος γραφείου χρησιμοποιεί 10.000 εκτυπωμένες σελίδες ετησίως και η παραγωγή αυτού του χαρτιού παράγει σχεδόν 41 κιλά διοξειδίου του άνθρακα.

 

 Οι αναγνωρισμένες ηλεκτρονικές υπογραφές  είναι πιο ασφαλείς και αδιαμφισβήτητες

Ο δεύτερος λόγος για τη μετάβαση στις ηλεκτρονικές υπογραφές είναι η ενισχυμένη ασφάλεια που προσφέρουν. Οι αναγνωρισμένες ηλεκτρονικές υπογραφές  είναι πολύ πιο ασφαλείς σε σύγκριση με τις συμβατικές χειρόγραφες υπογραφές σε έντυπα έγγραφα.

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές προσφέρουν πιστοποίηση της ταυτότητας του υπογράφοντος, σε αντίθεση με τις ιδιόχειρες υπογραφές όπου η πλαστογράφηση αποτελεί για τους επιτήδειους σχετικά εύκολη υπόθεση. Η δημιουργία μιας έγκυρης ηλεκτρονικής υπογραφής χωρίς την γνώση του ιδιωτικού κλειδιού θεωρείται πρακτικά αδύνατη. Για το λόγο αυτό οι αναγνωρισμένες ηλεκτρονικές υπογραφές αποτελούν έναν ασφαλέστερο τρόπο για την πιστοποίηση της ταυτότητας του υπογράφοντος, καθώς αν είμαστε σίγουροι ότι το δημόσιο κλειδί που χρησιμοποιούμε για την επαλήθευση μιας υπογραφής ανήκει σε συγκεκριμένο χρήστη, τότε η υπογραφή στα δεδομένα προέρχεται σίγουρα από τον συγκεκριμένο χρήστη.

 

Προστασία από τις μη εξουσιοδοτημένες μετατροπές των εγγράφων

Ο τρίτος λόγος σχετίζεται με την προστασία που προσφέρουν από πιθανές αλλοιώσεις των στοιχείων ενός εγγράφου. Συγκεκριμένα όταν υπογράφουμε ιδιοχείρως ένα έγγραφο γνωρίζουμε ότι, σε πολλές περιπτώσεις, είναι εφικτή η προσθήκη κάποιων δεδομένων ή/και η αλλοίωση των υφιστάμενων. Στην περίπτωση των ηλεκτρονικών υπογραφών αυτό είναι πρακτικά αδύνατο. Εάν υπογράψουμε ηλεκτρονικά, οποιαδήποτε αλλοίωση στα υπογεγραμμένα δεδομένα θα έχει ως αποτέλεσμα την ανίχνευση της κατά τη διαδικασία επαλήθευσης της υπογραφής. Ένας κακόβουλος χρήστης ο οποίος θέλει να αλλοιώσει ένα έγγραφο θα πρέπει να έχει στη διάθεση του τα δεδομένα δημιουργίας υπογραφής, δηλαδή το ιδιωτικό κλειδί του υπογράφοντος, προκειμένου να αλλάξει το έγγραφο και να το υπογράψει εκ νέου ώστε να μη γίνει αντιληπτή η ενέργεια του. Ως εκ τούτου, εάν ο κακόβουλος χρήστης δεν έχει το απαιτούμενο ιδιωτικό κλειδί δε θα μπορεί να αλλάξει τα δεδομένα του εγγράφου χωρίς αυτό να γίνει αντιληπτό.

 

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές  μπορούν να αυξήσουν την ικανοποίηση των πελατών

Ο τέταρτος λόγος της μετάβασης είναι το ο θετικός αντίκτυπος που έχουν οι ηλεκτρονικές υπογραφές στο επίπεδο ικανοποίησης των πελατών καθώς παρέχουν καλύτερη εμπειρία καταναλωτή. Διάφοροι παράγοντες που κάνουν τις ηλεκτρονικές υπογραφές  καλύτερη εμπειρία συμπεριλαμβάνουν:

• Πρώτον, οι ηλεκτρονικές υπογραφές μπορούν να ελαχιστοποιήσουν τα ανθρώπινα λάθη κατά την υπογραφή σημαντικών εγγράφων. Τα λιγότερα σφάλματα τόσο από την πλευρά του πελάτη όσο και από την πλευρά της εταιρείας κάνουν τη διαδικασία εξυπηρέτησης να εκτελείται ομαλά και γρήγορα.
• Δεύτερον, χάρη στην ψηφιακή τεχνολογία, όλες οι διαδικασίες υπογραφής που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικές υπογραφές μπορούν να ολοκληρωθούν σε λίγα δευτερόλεπτα. Αυτό περιλαμβάνει την υπογραφή εγγράφων από την εταιρεία ή τους συνεργάτες, ασχέτως από το γεγονός ότι πιθανόν να βρίσκονται σε διαφορετικές φυσικές τοποθεσίες.
• Τρίτον, όταν εσείς και η εταιρεία χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικές υπογραφές , η φήμη της εταιρείας και η εμπιστοσύνη των καταναλωτών στην εταιρεία αυξάνονται. Οι καταναλωτές βλέπουν την εταιρεία ως καινοτόμο και προσηλωμένη στη συνεχή βελτίωση της εξυπηρέτησης των πελατών της.

 

Συμπέρασμα

Από την παραπάνω ανασκόπηση γίνεται εμφανές ότι η τεχνολογία ηλεκτρονικής υπογραφής προσφέρει μια ολοκληρωμένη και συμφέρουσα λύση τόσο για εσάς όσο και για την εταιρεία σας.

Εάν είστε έτοιμοι να κάνετε τη μετάβαση στις ηλεκτρονικές υπογραφές, μπορείτε να αιτηθείτε πιστοποιητικού ηλεκτρονικης υπογραφής για φυσικό ή για φυσικό πρόσωπο που συνδέεται με νομικό πρόσωπο από την τράπεζά σας ή από την JCC.